В материале рассмотрены установленные действующим законодательством правила по хранению и обеспечению сохранности наличных денег в кассах бюджетных организаций и их подразделений.

Нормативное регулирование

Единый порядок ведения кассовых операций юридических лиц, подразделений, ИП в белорусских рублях на территории Республики Беларусь установлен Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).

Единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь установлен Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).

Пунктом 62 Инструкции № 107 (как и п. 56 Инструкции № 185) определено, что руководители юридических лиц и их подразделений (включая бюджетные организации и их подразделения) (далее – юридические лица) обязаны обеспечить сохранность наличных денег в кассе, а также при доставке их из банка и в банк.

Сохранность транспортируемых особо крупных сумм (в тысячу и более раз превышающих размер базовой величины) юридические лица обеспечивают самостоятельно либо совместно со службами инкассации банков, специализированными подразделениями МВД, иными организациями в соответствии с заключенными договорами.

Рекомендации по хранению наличных денег в кассах

Рекомендации по хранению наличных денежных средств в белорусских рублях в кассах юридических лиц изложены в пп. 63–66 Инструкции № 107.

В соответствии с п. 63 Инструкции № 107 все наличные деньги юридических лиц хранятся в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются.

Ключи от металлических шкафов и сейфов, печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в замочных скважинах металлических шкафов, сейфов, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей помещаются в упаковку, исключающую какую-либо возможность несанкционированного доступа к дубликатам ключей, и хранятся у лиц, ответственных за сохранность ценностей. Не реже одного раза в квартал проводится проверка их наличия. При обнаружении утраты ключа руководителю юридического лица, подразделения, ИП необходимо сообщить о происшествии в органы внутренних дел и принять меры по немедленной замене замка металлического шкафа или сейфа.

Не допускается хранение в кассах наличных денег, принятых без использования кассового оборудования, платежных терминалов или без приходных документов, формы которых установлены законодательством.

Согласно п. 64 Инструкции № 107 перед открытием кассы, металлических шкафов, сейфов кассир обязан осмотреть сохранность печатей, замков, дверей и оконных решеток, убедиться в исправности охранной, тревожной, пожарной сигнализации (при их наличии).

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей, решеток или неисправности охранной сигнализации кассир немедленно сообщает об этом руководителю юридического лица. Руководитель юридического лица сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры по охране кассы до прибытия их сотрудников. Руководитель, главный бухгалтер или лица, их замещающие, а также кассир после получения согласия сотрудников органов внутренних дел проверяют наличие в кассе наличных денег.

Проверка наличия в кассе наличных денег должна быть проведена до начала операций по приему наличных денег в кассу и выдаче их из кассы. По результатам проверки в произвольной форме составляется акт, который подписывается всеми участвовавшими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй – остается у юридического лица, третий – отсылается в страховую организацию (при наличии договора страхования), четвертый – направляется в вышестоящую организацию (при ее наличии).

Юридические лица, не имеющие по штатному расписанию должности кассира или имеющие одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагают на другого работника. Исполнение руководителями, бухгалтерами, работниками юридического лица, пользующимися правом подписи кассовых документов, обязанностей кассира не допускается, за исключением случаев, когда в штате отсутствует другое лицо, на которое можно возложить указанные обязанности. Возможность возложения обязанностей кассира на отдельных работников определяется юридическим лицом самостоятельно (п. 65 Инструкции № 107).

В п. 66 Инструкции № 107 дан ответ на вопрос о том, какие действия необходимо предпринять в случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь, иная уважительная причина).

В этом случае находящиеся у кассира в подотчете наличные деньги немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или комиссии из лиц, назначенных руководителем юридического лица.

Результаты пересчета и передачи наличных денег отражаются в акте, составленном в произвольной форме, в котором делается отметка об отсутствии кассира при проведении пересчета и передачи наличных денег.

В случае если пересчет наличных денег невозможен, касса закрывается и опечатывается без пересчета наличных денег. Не позднее следующего рабочего дня пересчет наличных денег осуществляется лицом, назначенным руководителем юридического лица, в присутствии руководителя и главного бухгалтера юридического лица или комиссии, назначенной руководителем юридического лица, в количестве не менее 3 человек.

В соответствии с п. 61 Инструкции № 185 юридические лица обязаны в сроки, установленные их руководителями, но не реже одного раза в квартал, проводить внезапную инвентаризацию с полным полистным (поштучным) пересчетом наличной иностранной валюты, находящейся в кассе.

Лилия Старикевич, экономист