Ситуация: Организация запланировала направить работника в командировку за границу. Для этих целей она оплатила получение работником визы, а также приобрела для него медицинскую страховку. Однако командировка не состоялась, но работник впоследствии воспользовался визой и страховкой для поездок за границу в личных целях.

ВОПРОС:

1. Вправе ли организация требовать от работника возместить понесенные ею затраты?
2. Какие документы, подтверждающие намерение командировать работника, должны быть в наличии у организации?

Направление работника в командировку и ее отмена

Отметим, что в рассматриваемой ситуации законодательство не содержит прямую норму о возмещении работником понесенных организацией расходов.

Напомним, что служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (часть первая ст. 91 ТК). Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (часть первая ст. 93 ТК). При этом согласие работника поехать в командировку требуется только в том случае, если ее срок превышает 30 календарных дней (часть четвертая ст. 93 ТК).

Из этого следует, что направление работника в служебную командировку, в т.ч. за границу, – это инициатива нанимателя, и работник (за исключением указанных выше категорий) не вправе отказаться поехать.

Также из сказанного следует, что направлению работника в служебную командировку, в т.ч. за границу, должен предшествовать приказ (распоряжение) нанимателя.

Пунктом 4 части второй ст. 95 ТК установлено, что при служебных командировках наниматель возмещает работнику иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы. В п. 30 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115) прописана прямая норма о том, что работнику возмещаются расходы по получению визы и страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, даже в случае отмены служебной командировки по не зависящим от командируемого работника причинам.

В рассматриваемом случае расходы по получению визы произвел наниматель, следовательно, требовать от работника их возмещения он не вправе.

Что касается возмещения работнику расходов на страхование в случае отмены командировки, то по этому поводу в Инструкции № 115 ничего не сказано. Таким образом, автор полагает, что если командировка не состоялась, то такие расходы работнику не возмещаются. Кроме того, обычно правила страхования допускают возможность расторжения договора страхования до начала его действия, поэтому автор считает, что организация может возвратить понесенные расходы, возвратив страховой полис в страховую организацию. Если же страховой полис остался у работника и он отказывается его возвратить, то в таком случае, по мнению автора, организация вправе требовать у работника возмещения расходов по страховке.

Оформление документов, подтверждающих намерение командировать работника

В организации в наличии должны быть документы, свидетельствующие о намерении организации отправить работника в командировку за границу, например:

• приказ или распоряжение о направлении работника в командировку.

• приглашение, полученное от иностранной организации, которое должно быть переведено с иностранного языка на белорусский или русский язык и зарегистрировано в соответствии с законодательством об организации и ведении делопроизводства (п. 3 Инструкции № 115);
• копия задания на командировку, которое выдается командируемому за границу работнику в соответствии с п. 4 Инструкции № 115 (в случае, если решение об отмене командировки принято после получения задания на командировку работником).

Справочно. Задание на командировку должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В нем указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) – предмет договора (контракта, соглашения), иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.

При отмене командировки необходимо издать соответствующий приказ или распоряжение.

По мнению автора, если командировка отменена, то организация должна истребовать у работника страховой полис, полученный работником, для расторжения договора страхования и получения средств, затраченных на оплату страховки. Если этого не сделать, то такие расходы возмещаются работником либо признаются его доходом, подлежащим налогообложению в соответствии с законодательством.

Поскольку затраченные на получение работником визы расходы не возвращаются, то тот факт, что работник впоследствии может ею воспользоваться в личных целях, никак на деятельность организации не повлияет. И запретить ему пользоваться визой, открытой за счет организации, обязав работника получить визу за свой счет, также невозможно (работник не сможет получить еще одну визу в пределах срока действующей).

Однако несмотря на то, что организация не имеет оснований требовать у работника возмещения расходов по получению им визы в случае отмены командировки по не зависящим от работника причинам, он вправе возместить такие расходы организации добровольно, написав соответствующее заявление и внеся деньги в кассу, на счет либо путем удержания из заработной платы.

В заключение советуем работникам не злоупотреблять служебным положением и не ездить на отдых за границу под видом командировки, а также не оплачивать за счет организации визу: при проверке такие факты могут быть обнаружены.

Глеб Богомолов, экономист