Ситуация: В июне 2017 г. в соответствии с приказом руководителя бюджетной организации (расположена в г. Дрогичине) работница направлена в служебную командировку на 2 дня в г. Минск для участия в семинаре с 05.06.2017 по 06.06.2017 без возможности ежедневного возвращения домой. По возвращении из командировки 07.06.2017 работница представила в бухгалтерию авансовый отчет, а также билет на проезд 05.06.2017 из г. Дрогичина в г. Минск. Документы, подтверждающие расходы по найму жилья, работница не предъявила. Билет на проезд 06.06.2017 из г. Минска в г. Дрогичин ею был утерян. Согласно представленным документам (билет на проезд из г. Дрогичина в г. Минск, программа семинара и т.п.) работница приехала к месту служебной командировки в г. Минск 5 июня в 10:00, выбыла из г. Минска к месту постоянной работы в г. Дрогичин в 16:00.

Вопросы:

1. Какие расходы по служебной командировке следует возместить работнице?
2. Облагаются ли указанные выплаты подоходным налогом?

1. Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь определены Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).

Согласно части первой подп. 4.1 Инструкции № 35 командированному работнику возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты.

При отсутствии подлинных проездных документов расходы по проезду, указанные выше, возмещаются на основании документов, подтверждающих факт проезда работника, либо в размере минимальной стоимости проезда независимо от используемого вида транспорта.

Размер минимальной стоимости проезда определяется с учетом рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь и тарифа за один километр проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях экономкласса, установленных в соответствии с законодательством.

Справочно. Расстояния между населенными пунктами приведены в рекомендуемых нормах расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь, утвержденных приказом Минтранса от 12.04.2012 № 175-Ц.

Тарифы на перевозки пассажиров железнодорожным транспортом общего пользования на региональных линиях экономкласса установлены постановлением МАРТ от 27.09.2016 № 29.

Обращаем внимание на то, что не возмещаются расходы по проезду, если командированный работник:

• имеет право бесплатного проезда;
• обеспечивается транспортными средствами организации.

В рассматриваемой ситуации командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в следующих размерах:

• проезд из г. Дрогичина в г. Минск (5 июня) по фактическим затратам на основании проездного документа;
• проезд из г. Минска в г. Дрогичин (6 июня) в размере минимальной стоимости проезда, т.е. 4,44 бел. руб. = 277 км (рекомендуемая норма расстояний между г. Минском и г. Дрогичином) × 0,016 бел. руб. (тариф за 1 км проезда).

Согласно подп. 4.2 Инструкции № 35 без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки.

Справочно. Размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь утверждены постановлением Минфина от 16.06.2016 № 48 "Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках" (далее – постановление № 48).

Не возмещаются расходы за проживание:

• если командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны;
• когда они оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления.

В рассматриваемой ситуации работница не представила документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилья, каждый из дней командировки она находилась в г. Минске (в месте служебной командировки) более половины суток: 5 июня с 10:00 до 24:00 и 6 июня с 0:00 до 16:00, в связи с чем работнице следует возместить расходы в размере 5 бел. руб. (2 бел. руб. 50 коп. × 2 суток).

На основании подп. 4.3 Инструкции № 35 командированному работнику возмещаются расходы за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов – суточные в размерах, установленных законодательством. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что за время пребывания в месте служебной командировки.

В соответствии с приказом организации работница направлена в служебную командировку без возможности ежедневного возвращения домой. Ей возмещаются суточные в размере 14 бел. руб. (7 бел. руб. × 2 суток).

Справочно. С 01.07.2016 согласно п. 1 постановления № 48 установлены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь:

• за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов – суточные – 7 бел. руб. в сутки;
• за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов – суточные при однодневных служебных командировках и служебных командировках в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, из которых работник ежедневно возвращается к месту жительства (пребывания), – 3 бел. руб. 50 коп. в сутки;
• без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, – 2 бел. руб. 50 коп. в сутки.

2. Возмещение расходов при служебных командировках с учетом норм части третьей подп. 1.3 ст. 163 НК освобождается от подоходного налога (подп. 1.3 ст. 163 НК).

Так, частью третьей подп. 1.3 ст. 163 НК установлено, что при оплате нанимателем плательщику расходов на служебные командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы освобождаются от подоходного налога:

• суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством;
• фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду (за исключением расходов по проезду на автомобилях-такси) к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения. При непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога в пределах норм (размеров), установленных законодательством;
• иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы на командировки, оплачиваемые (возмещаемые) в соответствии с законодательством.

Таким образом, при возмещении работнице расходов на командировку в порядке и размерах, установленных законодательством, указанные выплаты подоходным налогом облагаться не будут.

Ольга Лосева, экономист