Любые хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами. Среди них основными являются товарно-транспортные и товарные накладные (далее – ТТН и ТН). В данном материале рассмотрен бухгалтерский учет их движения в бюджетной организации от приобретения до использования.

Назначение ТТН и ТН

Накладные ТТН и ТН применяются организациями, в т.ч. бюджетными, для:

• списания товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) у грузоотправителя;
• принятия ТМЦ к учету у грузополучателя;
• перемещения ТМЦ внутри организации между местами хранения и (или) производства, расположенными по разным адресам (за исключением перемещения товаров в пределах одного здания) (часть вторая п. 1 Инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утвержденной постановлением Минфина от 30.06.2016 № 58 (далее – Инструкция № 58; постановление № 58)).

По общему правилу ТТН оформляется в случаях, предусмотренных Законом от 14.08.2007 № 278-З "Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках" и Правилами автомобильных перевозок грузов, утвержденными постановлением Совмина от 30.06.2008 № 970, а также при осуществлении внутриреспубликанских автомобильных перевозок для собственных нужд. ТН оформляется при передаче товаров без участия автомобильного транспорта и в иных случаях, установленных законодательством Республики Беларусь (часть четвертая п. 1 Инструкции № 58).

Формы ТТН и ТН утверждены соответственно в приложениях 1 и 2 к постановлению № 58.

Учет бланков ТТН и ТН

Бланки накладных ТТН и ТН являются бланками документов с определенной степенью защиты (часть пятая п. 1 Инструкции № 58).

Эти бланки включены в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержденный постановлением Совмина от 06.07.2011 № 912.

Порядок использования и бухгалтерского учета таких бланков регулируется Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196) (п. 14 Инструкции о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержденной постановлением МНС, Минфина и Минсвязи от 12.08.2011 № 33/77/17 (далее – Инструкция № 33/77/17), часть вторая подп. 3.1 постановления Совмина от 22.12.2001 № 1846 "О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты").

Оплата бланков ТТН и ТН

Приобретение бланков ТТН и ТН организациями осуществляется у реализующих организаций, которые оформляют счет-фактуру для оплаты стоимости бланков в требуемом количестве. Бюджетные организации, как правило, производят оплату стоимости бланков в безналичном порядке путем зачисления денежных средств на счет реализующей организации (п. 8, часть первая п. 9, часть первая п. 10 Инструкции № 33/77/17).

При перечислении денежных средств реализующей организации в учете бюджетной организации производятся записи:

• по дебету субсчета 100 "Текущий счет по бюджету" и кредиту субсчета 140 "Расчеты по финансированию из бюджета" – получено бюджетное финансирование на приобретение бланков ТТН и ТН;
• по дебету субсчета 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" и кредиту субсчета 100 "Текущий счет по бюджету" – перечислены бюджетные средства за бланки ТТН и ТН;
• по дебету субсчета 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" и кредиту субсчета 111 "Текущий счет по внебюджетным средствам" – приобретены бланки ТТН и ТН за счет внебюджетных средств.

Поступление бланков ТТН и ТН

Приобретенные бланки должны быть оприходованы материально ответственным лицом, которое отражает их поступление в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 196. До начала записей указанную книгу следует пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера организации (пп. 7, 8 Инструкции № 196).

Записи в книге (приход, расход, остаток) ведутся материально ответственными лицами в количественном выражении по номерам и сериям. Они могут вестись на машинных носителях информации. В данном случае должны быть обеспечены защита информации, сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством, возможность получения надлежащим образом заверенной бумажной копии (п. 9 Инструкции № 196). Вместе с тем следует учесть, что в книге в обязательном порядке должна стоять подпись лица, получившего бланки. В связи с этим целесообразно иметь распечатанный вариант книги со всеми заполненными реквизитами.

Бухгалтерский учет бланков ведется бухгалтерией бюджетной организации в стоимостном и количественном выражении на субсчете 210 "Расходы к распределению" (абзац третий п. 19 Инструкции № 196).

Аналитический учет бланков ведется на забалансовом счете 04 "Бланки строгой отчетности" по каждому виду бланков и местам их хранения (материально ответственным лицам). Централизованные бухгалтерии дополнительно ведут учет бланков по каждой обслуживаемой организации (абзац третий части первой и часть вторая п. 20 Инструкции № 196).

Из абзаца третьего п. 21 Инструкции № 196 следует, что принятие бланков ТТН и ТН отражается по дебету субсчета 210 "Расходы к распределению" в корреспонденции с кредитом субсчета 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" по стоимости, сформированной исходя из фактически произведенных затрат на их приобретение. Одновременно по этой же стоимости поступление бланков конкретных серий и номеров отражается по дебету забалансового счета 04 "Бланки строгой отчетности".

Выявлен производственный брак бланков ТТН и ТН

При приемке бланков ТТН и ТН по качеству может быть выявлен производственный брак, под которым понимается:

• неправильная подборка номеров, непропечатка изображения, текста, пятна типографской краски, повреждение поверхности бланка (дыры, стертость и т.д.), препятствующие заполнению бланка;
• недостача номеров бланков в пачке (книжке) при не нарушенной до получения упаковки;
• несоответствие содержания упаковки информации, указанной на ярлыке (этикетке) данной упаковки (часть первая п. 26 Инструкции № 33/77/17, главы 2 и 5 Положения о приемке товара по количеству и качеству, утвержденного постановлением Совмина от 03.09.2008 № 1290 (далее – Положение № 1290)).

В вышеназванных случаях бланки ТТН и ТН подлежат возврату при условии соблюдения сроков приемки у покупателя:

• при поступлении бланков из другого населенного пункта – не позднее 20 дней;
• при поступлении бланков из данного населенного пункта – не позднее 10 дней (п. 16 Положения № 1290).

Организации необходимо составить акт обнаружения производственного брака бланков в произвольной форме. Такой акт составляется в 4 экземплярах с указанием типов, кодов, серий и номеров бланков, их количества, а также с описанием выявленного брака.

Три экземпляра акта обнаружения производственного брака бланков и бракованные бланки передаются в реализующую организацию.

Последняя возмещает стоимость возвращенных бракованных бланков или производит их замену на бланки, соответствующие типам и кодам возвращенных бракованных, в количестве, равном числу возвращенных бланков.

Возврат бракованных бланков оформляется ТТН или ТН (части вторая – четвертая Инструкции № 33/77/17).

Выдача бланков ТТН и ТН ответственным исполнителям

Материально ответственное лицо выдает бланки ответственным исполнителям в подотчет по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 196. При этом их выдача осуществляется с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, ими уполномоченных (п. 11 Инструкции № 196).

В целях контроля за использованием бланков бухгалтерией организации на каждого ответственного исполнителя открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности по форме согласно приложению 4 к Инструкции № 196 (п. 12 Инструкции № 196).

В бухгалтерском учете бюджетной организации выдача бланков материально ответственным лицом под отчет ответственному исполнителю отражается по дебету субсчетов учета расходов (затрат) и кредиту субсчета 210 "Расходы к распределению" (абзац третий п. 23 Инструкции № 196).

Так, если выдаются бланки ТТН и ТН ранее приобретенные за счет бюджетных средств, то их стоимость списывается в дебет субсчета 200 "Расходы по бюджету". В случае, когда бланки ТТН и ТН приобретались за счет внебюджетных средств, их стоимость записывается в дебет субсчета 211 "Расходы по внебюджетным средствам" (субсчетов счета 08 "Затраты на производство").

В связи с тем, что параллельно с бухгалтерским учетом ведется забалансовый учет бланков ТТН и ТН по материально ответственным лицам, а ответственные исполнители – это также материально ответственные лица, рекомендуется выдачу им бланков под отчет отражать за балансом. Для этого к забалансовому счету 04 "Бланки строгой отчетности" целесообразно открыть субсчета:

• 04-1 "Бланки на хранении у материально ответственного лица";
• 04-2 "Бланки, выданные под отчет ответственному исполнителю".

Списание использованных бланков ТТН и ТН

Полученные ответственными исполнителями (материально ответственными лицами) бланки ТТН и ТН используются для оформления хозяйственных операций (реализация и перемещение ТМЦ).

В конце каждого месяца созданная в организации комиссия проводит проверку использованных бланков, по результатам которой оформляется акт на списание использованных бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 5 к Инструкции № 196 (далее – акт на списание) (п. 14 Инструкции № 196). На основании данного акта такие бланки списываются материально ответственным лицом с подотчета с занесением в карточку-справку соответствующих записей по графам "Израсходовано".

В бухгалтерском учете на основании акта на списание и карточки производится списание конкретных серий и номеров бланков с подотчета материально ответственных лиц записью по кредиту забалансового счета 04 "Бланки строгой отчетности" (абзац третий п. 22 Инструкции № 196).

Рассмотрим получение и списание использованных бланков ТТН на примере.

Не всегда списание бланков ТТН и ТН происходит по причине их использования. Иногда бланки списываются с учета по иной причине. Рассмотрим ниже, что это за причины.

Списание утраченных, похищенных бланков ТТН и ТН

В организации при выдаче или использовании бланков ТТН и ТН могут быть выявлены факты порчи, утраты или хищения бланков. Под порчей бланка понимается повреждение его поверхности (дыры, стертости и пр.) при хранении и транспортировке бланков (часть вторая п. 20 Инструкции № 33/77/17).

В этом случае материально ответственное лицо обязано сообщить о данных фактах руководителю организации, который, в свою очередь, должен не позднее 3 рабочих дней создать комиссию по проверке обнаруженных фактов. По результатам проверки составляется акт списания бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных, по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 33/77/17. Акт подписывается председателем и членами комиссии и не позднее рабочего дня, следующего за днем его составления, утверждается руководителем организации. Подпись руководителя заверяется печатью организации. Не позднее рабочего дня, следующего за днем утверждения, акт представляется в инспекцию МНС. Инспекция МНС передает в электронный банк данных информацию о бланках, указанных в акте, с признаком "Недействительно" (часть первая п. 20, п. 21 Инструкции № 33/77/17, п. 13 Инструкции № 196).

Списание испорченных и (или) аннулированных бланков ТТН и ТН

Бланки ТТН и ТН могут быть испорчены и (или) аннулированы:

• по причине сбоя в работе программных продуктов и оргтехники, отказа клиентов от покупки товара, неправильно представленных данных для заполнения бланка ТТН или ТН;
• в результате различных чрезвычайных обстоятельств (пожара, наводнения, аварии коммунальных сетей и др.);
• по вине ответственных лиц (абзац первый п. 24, абзац первый п. 25 Инструкции № 196).

На испорченные и (или) аннулированные бланки составляется реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению (далее – реестр), по форме согласно приложению 6 к Инструкции № 196. Испорченные и (или) аннулированные бланки вместе с реестром хранятся в организации в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п. 15 Инструкции № 196).

По истечении указанного срока назначенная руководителем комиссия проверяет наличие подлежащих уничтожению бланков и дает заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения. В присутствии комиссии проверенные бланки упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 7 к Инструкции № 196 с указанием серий и номеров бланков ТТН и ТН, подлежащих уничтожению (п. 16 Инструкции № 16).

Акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности в 3-дневный срок передается руководителю на утверждение, который, в свою очередь, утверждает его в течение 5 дней (п. 17 Инструкции № 196).

После утверждения акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности комиссия производит фактическое уничтожение бланков ТТН и ТН, о чем составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности по форме, самостоятельно разработанной организацией. Данный акт утверждается руководителем организации в 3-дневный срок (п. 18 Инструкции № 196).

В бухгалтерском учете бланки, испорченные и (или) аннулированные по причине сбоя в работе программных продуктов, оргтехники, отказа клиентов от покупки товара, неправильно представленных данных для заполнения бланка, а также по причине чрезвычайных обстоятельств, произошедших при хранении у материально ответственного лица, списываются с субсчета 210 "Расходы к распределению" на субсчета по учету расходов 200 "Расходы по бюджету", 211 "Расходы по внебюджетным средствам" счета 080 "Затраты на производство" и др. Одновременно списание конкретных серий и номеров бланков отражается по кредиту забалансового счета 04 "Бланки строгой отчетности" (абзац третий п. 24 Инструкции № 196).

Рассмотрим на примерах порядок списания испорченных бланков ТТН, приобретенных за счет внебюджетных средств.

При наличии виновных лиц, необеспечивших сохранность бланков ТТН и ТН в местах хранения, списание испорченных и (или) аннулированных бланков в учете производится по дебету субсчета 170 "Расчеты по недостачам" в порядке, аналогичном порядку списания утерянных или похищенных бланков, и кредиту субсчета:

• 210 "Расходы к распределению" – если порча бланков произошла в период хранения у материально ответственного лица;
• 200 "Расходы по бюджету", 211 "Расходы по внебюджетным средствам" счета 080 "Затраты на производство" и др. – если порча бланков произошла у ответственного исполнителя.

Одновременно списание конкретных серий и номеров бланков отражается по расходу забалансового счета 04 "Бланки строгой отчетности" (абзац третий п. 25 Инструкции № 196).

Рассмотрим на примерах порядок списания испорченных по вине ответственных лиц бланков ТТН, приобретенных за счет внебюджетных средств.

Возврат неиспользованных бланков ТТН и ТН

Бюджетная организации вправе вернуть излишне приобретенные бланки ТТН и ТН не позднее одного месяца со дня их приобретения. Для этого необходимо обратиться в реализующую организацию с заявлением произвольной формы о согласовании возврата и заключением экспертизы о подлинности бланков. Согласование возврата осуществляется при условии предоставления бланков в реализующую организацию в состоянии, соответствующем их первоначальному виду (бланки должны находиться в сброшюрованном виде по пачкам, книжкам, без механических повреждений, без нарушения упаковки и т.п.). Возврат неиспользованных неповрежденных бланков оформляется ТТН или ТН (п. 27 Инструкции № 33/77/17).

Реализующие организации возмещают организации 70 % стоимости, уплаченной при приобретении возвращаемых неиспользованных неповрежденных бланков (часть вторая п. 28 Инструкции № 33/77/17).

Рассмотрим на примере возврат бланков ТТН, ранее приобретенных за счет внебюджетных средств.

Анастасия Шаматкова, экономист