Удобная памятка о сроках Хранения документов. Бюджетный учет. Налоги. Аналитические материалы.

Ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ)

Удобная памятка о сроках Хранения документов

Опубликовано: 14.01.2016 17:34 - 14739 просмотров

Законом Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее – Закон о бухгалтерском учете) (ст. 18) регламентировано, что организации (в числе которых и бюджетные организации) обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, иные документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь.

Нормативное регулирование

Бюджетные организации обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов. При этом документы, которые удостоверяют такую сдачу, хранятся в бухгалтерии с постоянным сроком хранения. Основанием для данного утверждения являются следующие нормативные правовые акты:

Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь" (ст. 4);
постановление Минфина от 08.02.2005 № 15 "Об утверждении Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации" (п. 26).

Кроме того, бюджетная организация как плательщик обязана обеспечивать в течение сроков, установленных законодательством, сохранность документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения (подп. 1.11 п. 1 ст. 22 Налогового кодекса Республики Беларусь).

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения установлен постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – постановление № 140, Перечень № 140).

Так, бухгалтерские документы в основном должны храниться в течение 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п. 177 Перечня № 140).

Руководитель бюджетной организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности (п. 3 ст. 18 Закона о бухгалтерском учете).

При этом дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел (п. 205 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Частью третьей ст. 12.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность за необеспечение сохранности должностным лицом юридического лица бухгалтерских документов и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату, в виде штрафа в размере от 4 до 35 базовых величин (С 01.01.2016 постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.12.2015 № 1059 базовая величина установлена в размере 210 000 руб.).

Порядок исчисления сроков хранения документов

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Указанная норма до 10 августа 2012 г. была прописана в п. 4 постановления Государственного комитета по архивам и делопроизводству от 06.08.2001 № 38 "Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения", которое утратило силу согласно постановлению № 140.

Полагаем, такой подход при определении сроков хранения документов возможно сохранить и в настоящее время.

Например, если документы заведены в январе – декабре 2015 г. и закончены делопроизводством в 2015 г., исчисление сроков хранения этих документов начинается с 1 января 2016 г.

Срок хранения документов следует определять с учетом пояснений, приведенных в Перечне № 140.

Нормы Инструкции № 15 и не только

Требованиями части третьей п. 26 Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации, утвержденной постановлением Минфина от 08.02.2005 № 15 (далее – Инструкция № 15), все документы бюджетной организации до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.

При этом основанием для определения сроков хранения документов и составления номенклатуры дел является Перечень № 140.

Определение сроков хранения документов и дел относится к компетенции экспертной комиссии бюджетной организации (подп. 165.4 п. 165, п. 176 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, и п. 56 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

В Перечне № 140 под отдельными номерами пунктов указаны наименования и сроки хранения документов, созданных в организации. По ряду пунктов Перечня № 140 приводятся пояснения относительно сроков хранения документов. При указании сроков хранения документов негосударственным организациям следует исходить из сроков, перечисленных в графе 3 данного Перечня.

Полезная таблица, или Действия бюджетной организации

В таблице, подготовленной на основании норм Инструкции № 15, приведена информация о действиях организации при сдаче документов и дел в архив.

Нормы Инструкции № 15	Сроки сдачи в архив
Часть 5 п. 17	Ежегодно или один раз в два года карточки учета материалов, отдельных предметов в составе оборотных средств и тому подобных сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами бухгалтерского учета и другими бухгалтерскими документами.
Часть 5 п. 17	Такие же сроки предусмотрены для сдачи в архив карточек учета основных средств, выбывших в течение года
Часть 6 п. 17	Опись инвентарных карточек по учету основных средств формы ОС-10 сдается в архив в том случае, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточке установленных законодательством форм.
Если инвентарные карточки сдаются в архив без описи, то составляется реестр сдачи документов формы 442. В реестре указываются номера карточек и название списанного инвентаря, а в централизованных бухгалтериях – также наименование обслуживаемой организации
П. 25	По окончании каждого отчетного месяца все мемориальные ордера и другие документы брошюруются в хронологическом порядке.
В зависимости от объема документов в одну папку можно производить брошюровку за несколько месяцев или за один месяц сброшюровать несколько папок. На обложке указываются: · наименование организации; · название и порядковый номер папки; · отчетный период – год и месяц; · начальный и последний номера мемориальных ордеров; · количество листов в деле