Для чего необходим ПУД

ПУД – это документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета (п. 1 ст. 1 Закона от 12.07.2013 № 57-З "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее – Закон № 57-З)).

Пунктом 2 ст. 62 НК установлено, что налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета.

Таким образом, ПУД – документ, необходимый для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском и налоговом учете.

Каков порядок оформления ПУД

Часть форм ПУД, обязательных к применению, утверждена постановлением Совмина от 24.03.2011 № 360 "Об утверждении перечня первичных учетных документов".

ПУД, обязательные для применения, приведены в таблице.

Все остальные формы ПУД организации могут разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. 10 Закона № 57-З).

Самостоятельно утвержденные организацией ПУД должны содержать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 10 Закона № 57-З.

Они должны содержать следующие сведения:

• наименование документа, дату его составления;
• наименование организации, фамилию и инициалы ИП, являющегося участником хозяйственной операции;
• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

ПУД в виде электронного документа

Законодательством допускается составление ПУД как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа.

Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.

Если ПУД составлен в форме электронного документа, он должен соответствовать требованиям ст. 16 Закона от 28.12.2009 № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" (далее – Закон № 113-З) (п. 7 ст. 10 Закона № 57-З).

В частности, электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств;
• иметь структуру, установленную ст. 17 Закона № 113-З;
• быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

Исключение из правил

ПУД должен составляться при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, – непосредственно после ее совершения (п. 5 ст. 10 Закона № 57-З).

По общему правилу первичные документы, подтверждающие факт передачи товарно-материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг, должны составляться в двухстороннем порядке.

В то же время законодательством предусмотрены случаи, когда ПУД может быть составлен подрядчиком (исполнителем) и заказчиком единолично (п. 6 Закона № 57-З).

Постановлением Минфина от 21.12.2015 № 58 "О некоторых вопросах составления первичных учетных документов" субъектам хозяйствования предоставлена возможность составлять ПУД, подтверждающие выполнение работ (оказание услуг), в одностороннем порядке при заключении публичного договора между заказчиком и подрядчиком. Необходимым условием для единоличного составления ПУД является включение этого условия в договор на выполнение работ (оказание услуг).

Порядок внесения исправлений в ПУД

В ПУД (за исключением ПУД, которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств, и ПУД, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления (п. 8 ст. 10 Закона № 57-З).

Порядок внесения исправлений в ПУД (за исключением ПУД, формы которых утверждаются Нацбанком) определяется п. 4 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной Минфином от 18.12.2008 № 196.

Реквизиты в бланках строгой отчетности должны быть написаны разборчиво и ясно. Подчистки и помарки в них не допускаются (п. 4 Инструкции № 196).

Исправление ошибочных записей должно осуществляться методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей должно осуществляться путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленного текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицо, осуществившее исправление, должно произвести оговорку "Исправлено" с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего.

ПУД оформлен с ошибками: каковы последствия

В настоящее время прямая административная ответственность за неправильное оформление ПУД в законодательстве отсутствует, и организация не может быть привлечена к административной ответственности за неправильное заполнение (оформление) реквизитов ПУД.

Директива Президента от 31.12.2010 № 4 "О развитии предпринимательской инициативы и стимулировании деловой активности в Республике Беларусь" ввела мораторий на ст. 23.17 КоАП, согласно которой за неуказание в ПУД сведений, предусмотренных законодательством, или указание в них недостоверных сведений в отношении ИП и юридических лиц применялись меры административной ответственности.

В то же время необходимо помнить о том, что неправильное или неполное заполнение ПУД может повлечь для организации другие негативные последствия (правовые, имущественные, налоговые).

Правильное оформление ПУД, указание в них всей необходимой информации о переданных товарах, выполненных работах, оказанных услугах, времени нахождения транспорта под погрузкой-разгрузкой, наличие необходимых подписей с их расшифровками и указанием должностей, указание даты операции и т.д. необходимы для защиты интересов организации при возникновении конфликтных ситуаций с партнерами, с контролирующими органами.

Обратите внимание на то, что контролирующие органы при проведении проверок могут не признать в качестве ПУД документы, составленные с нарушением требований законодательства. Их мнение основывается на положениях Закона № 57-З, из которых следует, что ПУД признается соответствующим требованиям законодательства, когда в нем содержатся обязательные сведения, установленные законодательством.

ПУД в рамках Указа № 488

С 01.01.2013 вступил в силу Указ от 23.10.2012 № 488 "О некоторых мерах по предупреждению незаконной минимизации сумм налоговых обязательств" (далее – Указ № 488). В соответствии с подп. 1.10 Указа № 488 для целей налогообложения факт совершения хозяйственной операции должен подтверждаться ПУД, имеющим юридическую силу.

Указом № 488 введена обязанность субъектам хозяйствования обеспечивать проверку ПУД на предмет их соответствия требованиям законодательства, а в случае их оформления от имени организации или ИП Республики Беларусь также на предмет их принадлежности отправителю товара и действительности бланка такого документа, информация о котором размещается в электронном банке данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции.

По результатам проверки при наличии у контролирующего органа доказательств, опровергающих факт совершения отраженной в ПУД хозяйственной операции, ПУД может быть признан не имеющим юридической силы (подп. 1.10 Указа № 488).

С 2017 г. согласно ст. 130 НК затраты должны быть экономически обоснованными. В частности, экономически обоснованными не могут быть затраты, если фактически не поступил товар (нематериальные активы), не выполнены работы, не оказаны услуги, не переданы имущественные права.

Хранение ПУД

Организации обязаны хранить ПУД в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь (ст. 18 Закона № 57-З).

Копии изъятых в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь ПУД должны быть включены в документы бухгалтерского учета организации.

Временное хранение и последующая передача на постоянное хранение электронных документов осуществляются в течение сроков и в соответствии с требованиями, установленными законодательством Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства. При приеме электронных документов на временное и постоянное хранение должна устанавливаться их подлинность. При временном и постоянном хранении электронных документов должна быть обеспечена их целостность.

При хранении ПУД, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа.

Ответственность за организацию хранения ПУД несет руководитель организации.

Административная ответственность за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и правил хранения бухгалтерских и иных документов

Из таблицы вы узнаете, за какие нарушения при работе с ПУД предусмотрена административная ответственность для юридического лица.

 Светлана Григорьева, аудитор