Не позднее 5 января 2016 г. (или иного срока, установленного коллективным договором) в соответствии с нормами ст. 168 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) всем бюджетным организациям необходимо утвердить график отпусков на 2016 г. Такой документ не только обеспечивает права работников на ежегодный отдых и определяет его очередность, но и позволяет нанимателю вовремя выплатить отпускные. Также он поможет проконтролировать, своевременно ли работники идут в отпуск.

Основной отпуск

Для начала следует определить, на сколько дней отпуска претендует каждый работник. В расчет необходимо взять основные (в т.ч. удлиненные) и дополнительно оплачиваемые отпуска, а также неиспользованные дни за прошлые годы.

Стандартная продолжительность основного отпуска – 24 календарных дня за каждый рабочий год (ст. 155 ТК).

Перечень организаций и должностей, а также категорий работников с продолжительностью основного отпуска более 24 календарных дней, условия предоставления и конкретная продолжительность такого отпуска устанавливаются Правительством Республики Беларусь.

Причем по соглашению между нанимателем и работником отпуск можно разбить на 2 части. Но при этом хотя бы одна из таких частей не должна быть менее 14 календарных дней. Об этом указано в ст. 174 ТК. При этом рабочий год считается не с 1 января, а с даты приема работника на работу (ст. 163 ТК). Право на отпуск за первый год работник получает только после 6 месяцев непрерывной работы в организации (ст. 166 ТК). Но в данной ситуации имеются исключения. Так, некоторых работников по их заявлению наниматель обязан отпустить в отпуск раньше. Речь идет, в частности:

• о женщинах перед декретным отпуском или непосредственно после него;
• о работниках, принятых в порядке перевода;
• о совместителях, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до 6 месяцев работы по совместительству.

Отпуск за второй и последующие годы можно предоставить в любое время рабочего года в соответствии с очередностью по графику (ст. 167 ТК).

Неиспользованные отпуска

У работника могут накопиться неиспользованные за предыдущие годы отпуска. Рекомендуем учесть неиспользованные дни в графике. Конечно, их можно предоставить по соглашению с работником и без графика. Но первый вариант поможет рационально распоряжаться фондом рабочего времени организации.

Удлиненные и дополнительные отпуска

Некоторым работникам наниматель должен предоставить более длинный отпуск, чем стандартные 24 календарных дня. Среди них, например:

• работники до 18 лет – 30 календарных дней;
• работающие инвалиды независимо от группы инвалидности – не менее 30 календарных дней;
• педагогические работники – от 30 до 56 календарных дней.

Основанием для предоставления основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней (дополнением ст. 155 ТК) является постановление Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 100 "О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней", которым утверждены два перечня:

• перечень организаций и должностей педагогических работников (приложение 1);
• перечень категорий работников (приложение 2).

Категории работников, которым предоставляется не только основной, но и дополнительный оплачиваемый отпуск, прописаны в ст. 157–160, 162 ТК.

Так, ТК предусматривает следующие виды дополнительных отпусков:

• дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ст. 157 ТК);
• дополнительные отпуска за ненормированный рабочий день (ст. 158 ТК);
• дополнительные отпуска за продолжительный стаж работы (ст. 159 ТК);
• дополнительные поощрительные отпуска (ст. 160 ТК).

Дополнительные отпуска присоединяются к основному отпуску, если иное не предусмотрено актами законодательства (ст. 162 ТК).

Отпуск внешним совместителям

В график можно включить данные об отпусках внешних совместителей. Но следует помнить, что их нужно предоставлять в то же время, когда будет отпуск по основной работе сотрудника. В связи с этим, чтобы внести в график информацию об отпусках внешнего совместителя, необходимо запросить у него данные о том, когда он планирует пойти в отпуск на основной работе. Это может быть справка или выписка из графика отпусков.

Если совместитель не отработал 6 месяцев, а по основному месту работы у него отпуск, то наниматель по совместительству все равно должен предоставить отдых авансом. При этом часть отпуска, превышающая продолжительность отдыха по основному месту работы, предоставляется без сохранения заработной платы. Такие правила прописаны в ст. 347 ТК.

Как составить график отпусков на 2016 год

Форма графика отпусков

График отпусков необходимо составить на календарный год (с 1 января по 1 декабря 2016 г.).

Обращаем внимание, что типовая или примерная форма графика отпусков в действующем законодательстве не предусмотрена. График разрабатывается нанимателем самостоятельно. Стоит отметить, что согласно п. 17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, наниматель вправе для сокращения количества применяемых форм документов в организации разрабатывать унифицированные формы документов. Наниматель имеет право также использовать форму графика отпусков, предусмотренную в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 14.05.2007 № 25.

При составлении графика отпусков обязательно указывать подразделения и должности работников так же, как и в штатном расписании.

Если отпуск работника разбит на части, например по 14 дней, то информацию по каждой из них следует указать в отдельных строках графика.

Порядок ознакомления с графиком отпусков

После составления и утверждения нанимателем график должен быть доведен до сведения всех работников.

На практике доведение графика отпусков до сведения работников следует оформлять в письменной форме, что позволит избежать разногласий в будущем.

Поскольку в действующем законодательстве Республики Беларусь отсутствуют нормы, определяющие необходимость ознакомления работников с утвержденным графиком отпусков под подпись, способы доведения графика до сведения работников могут быть различными. Можно включить в форму графика отпусков дополнительную графу "Отметка работника об ознакомлении с графиком отпусков", где работники будут проставлять собственноручную подпись и дату ознакомления с графиком отпусков. Также к графику отпусков может быть оформлено отдельное приложение в виде листа ознакомления работников.

Чье мнение стоит учитывать при составлении графика отпусков

При составлении графика не забудьте учесть мнение профсоюза, который имеется в каждой бюджетной организации.

Корреспонденция субсчетов при начислении отпускных

При отражении в бухгалтерском учете оплаты отпусков следует, в частности, руководствоваться:

• Планом счетов бухгалтерского учета бюджетных организаций, установленным постановлением Минфина от 22.04.2010 № 50 "О некоторых вопросах бухгалтерского учета";
• Инструкцией о порядке бухгалтерского учета расходов в бюджетных организациях, утвержденной постановлением Минфина от 31.12.2009 № 157;
• Инструкцией о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации, утвержденной постановлением Минфина от 08.02.2005 № 15 (далее – Инструкция № 15, постановление № 15).

Так, согласно Инструкции № 15 начисление отпуска, а также расчет удержаний из него отражается в мемориальном ордере 5 – своде расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям формы 405 (приложение 5 к постановлению № 15).

Таким образом, при начислении платы за дни трудового отпуска в бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:

Наталья Плешкевич, главный бухгалтер бюджетной организации